Business Central Outlook add-in
Ebben a cikkben szeretném bemutatni, hogy a Business Central hogyan képes együttműködni az Outlook levelezésekkel és milyen mértékben valósítható meg a modern munkafolyamatokat támogató digitalizáció.
A Business Central Outlook add-in segítségével az ügyfelekkel, vevőkkel és szállítókkal kapcsolatos levelezésekből illetve naptárbejegyzésekből az Outlook-on keresztül direkt elérés biztosítható a Business Central-ban nyilvántartott üzleti vagy pénzügyi adatokhoz. Az Otlookból lehet elindítani üzleti folyamatokat, ajánlatokat, rendeléseket vagy számlákat lehet létrehozni.
A fent említett funkciók eléréséhez telepíteni kell az Business Central Outlook add-in-t, amelyet a következő módon tehetünk meg:
Lépjünk be a Business Central-ba és keressünk rá (Alt+Q) a Támogatott beállítás funkcióra.
A Támogatott beállításokok közül válasszuk az Outlook beállítása a Business Central használatához lehetőséget.
Majd adjuk meg, hogy a saját postafiókra vagy az egész szervezetre vonatkozóan szeretnénk futtatni a telepítést.
A telepítés végeztével a Business Central add-in megjelenik az Outlook menürendszerében.
A Business Central Outlook add-in működésének alapja az üzleti partner e-mail címe illetve az e-mailekben található egyéb információk pl. bizonylatszámok, termék megnevezések vagy darabszámok.
Az e-mail cím alapján a Business Centralban nyilvántartott Ügyfelek, Vevők vagy Szállítók között kereshetünk illetve új ügyfelet is felvehetünk:
Az Outlookból a következő bizonylatok hozhatóak létre közvetlenül email-ből:
- Eladási ajánlat
- Eladási rendelés
- Eladás számla
- Eladási jóváírás
- Beszerzési rendelés
- Beszerzési számla
- Beszerzési jóváírás
Az e-mailben található cikk-megnevezések és mennyiségi információk alapján a Business Central Outlook add-in képes felismerni az igényelt termékeket és bizonylat létrehozása esetén ajánlatot tesz a bizonylatsorok kitöltésére.
Amennyiben megfelelőnek találjuk a felismert találatokat, akkor elfogadhatjuk azokat illetve kiegészíthetjük további tételekkel (pl. szállítási díj) is a Business Central törzsadataiból válogatva. Szükség esetén új törzsadatok is felvehetőek közvetlenül az Outlookból.
Lehetőség van a naptárbejegyzések alapján számlát készíteni, amely hasznos lehet azokban az esetekben, amikor a vállalkozások a találkozók alapján állítanak ki számlát.
A Business Central Outlook add-in képes felismerni a levelezésekben használt bizonylatszámokat és az azonosító alapján a levél szövegéből azonnal megnyitható a hivatkozott dokumentum.
A fenti példa alapján az ajánlatból rendelést készíthetünk közvetlenül az Outlookból.
A Business Central Outlook add-in segítségével jól támogathatóak az értékesítési folyamatok és felgyorsítható az ügymenet.
- A hozzászóláshoz regisztráció és bejelentkezés szükséges
